บทเรียนที่ 7ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
(Decision Support System)
การจัดการ (Management) หมายถึง การบริหารอย่างเป็นระบบ ประกอบด้วยกิจกรรมของกลุ่มบุคคลที่ร่วมมือกันดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยใช้กระบวนการ และทรัพยากรอย่างเหมาะสม และเกิดประโยชน์สูงสุด
กระบวนการจัดการประกอบด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การสั่งการหรืออำนวยการ และการควบคุม ผู้บริหารต้องรู้จักเลือกและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจ และเป็นประโยชน์ต่อการบริหารและการตัดสินใจ
ระดับของการจัดการ
- การจัดการระดับสูง (Upper-level Management) ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ที่กำหนดวิสัยทัศน์นโยบาย เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ วางแผนกลยุทธ์ และแผนระยะยาวขององค์การ มีความต้องการสารสนเทศที่มีขอบเขตกว้างขวาง และสารสนเทศเกี่ยวกบแนวโน้มต่าง ๆ จากทั้งภายในและภายนอกองค์การ
- การจัดการระดับกลาง (Middle-level Management) ผู้บริหารระดับกลางมีหน้าที่วางแผนยุทธวิธี และประสานงานระหว่างผู้บริหารระดับสูง และบริหารงานระดับต้น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ข้อสรุปและสารสนเทศต่าง ๆ ถูกรวบรวมมาทำการวิเคราะห์ และวางแนวทางในการดำเนินงาน
- การจัดการระดับต้น (Lower-level management) ผู้บริหารระดับต้น หรือหัวหน้างานมีหน้าที่ควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานประจำวัน การทำงานมีรูปแบบที่แน่นอน ใกล้ชิดการผู้ปฏิบัติงาน การจัดการในระดับนี้ต้องอาศัยข้อมูลจากการดำเนินงานที่ละเอียดนำมาวิเคราะห์เพื่อสามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน ควบคุมให้สามารถดำเนินงานตามแผนระยะสั้นที่วางไว้
การตัดสินใจ (Decision Making)
ขั้นตอนที่นำไปสู่การปฏิบัติเข้ารวมอยู่ในกระบวนการตัดสินใจด้วย ขั้นตอนการตัดสินใจที่ประกอบด้วย 4ขั้นตอน
- การใช้ความคิดประกอบเหตุผล (Intelligence) เป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาที่เกิดขึ้น รวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์ ตรวจสอบเพื่อแยกแยะ กำหนดรายละเอียดของปัญหา
- การออกแบบ (Design) เป็นขั้นตอนการพัฒนา วิเคราะห์การปฏิบัติ รวมถึงการตรวจสอบ ประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหา ใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหา ออกแบบทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
- การคัดเลือก (Choice) เลือกแนวทางที่เหมาะสมกับปัญหา สถานการณ์มากที่สุด ใช้เครื่องมือช่วยวิเคราะห์ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
- การนำไปใช้ (Implementation) เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ ติดตามผลการปฏิบัติเพื่อตรวจสอบการดำเนินงาน หากมีข้อขัดข้องจะต้องปรับปรุงให้สอดคล้อง และเหมาะสมกับสถานการณ์
ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ
- การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่ให้ความสนใจในอนาคต การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจะมีการเปลี่ยนแปลง ไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจการขยายกิจการ สารในเทศมีขอบเขตกว้าง มาจากแหล่งภายในและภายนอกองค์การ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอัตราดอกเบี้ย เป็นต้น
- การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลางเกี่ยวกับการจัดการดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ตามผู้บริการระดับสูงกำหนดไว้ การตัดสินในระดับนี้เกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น การจัดสรรงบประมาณ การกำหนดการผลิต เป็นต้น
- การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operational Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ หรือหัวหน้างาน เกี่ยวข้องกับงานประจำ การปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานได้ตามแผนที่วางไว้อย่างสำเร็จ และมีประสิทธิภาพ การตัดสินใจเกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบมีโครงสร้าง สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้า ทำการตัดสินใจได้อัตโนมัติ เพราะเป็นปัญหาเรื่องซ้ำๆกัน เช่น การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ การมอบหมายงานให้พนักงาน สารสนเทศที่ใช้การตัดสินใจส่วนใหญ่เป็นสารสนเทศจากแหล่งข้อมูลภายในองค์การ
ประเภทการตัดสินใจ
- การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structured Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีขั้นตอน กระบวนการในการแก้ปัญหาที่แน่ชัด สามารถกำหนดโครงสร้าง หรือกฎเกณฑ์ในการตัดสินใจ เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าคงคลัง
- การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่สามารถกำหนดกระบวนการตัดสินใจล่วงหน้า เช่น การคัดเลือกผู้บริหารเข้าทำงาน การพัฒนาเทคโนโลยีใหม่
- การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่สามารถระบุกระบวนการ หรือวิธีการตัดสินใจได้ล่วงหน้าในบางส่วน แต่ไม่มากพอที่จะนำไปสู่การตัดสินใจตามที่แนะนำได้อย่างแน่นอน ต้องใช้ประสบการณ์ของผู้ตัดสินใจ เช่น โมเดลทางคณิตศาสตร์ ทางสถิติ ทางการเงิน
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
เทคโนโลยีและการสื่อสารมีผลกระทบต่อกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูงจึงเข้ามาเกี่ยวข้องและใช้เทคโนโลยีมากขึ้น ตระหนักถึงความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่สามารถช่วยองค์การแก้ปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยสร้างโอกาสทางธุรกิจให้กับองค์การ ระบบสารสนเทศอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ระบบ DSS คือ ระบบแบบโต้ตอบที่ใช้คอมพิวเตอร์โดยอาศัยความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ระบบได้รับการออกแบบให้ใช้งานง่าย และสะดวก มีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลได้ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารในปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
ระบบ DSS ผู้บริหารสามารถทดสอบการเลือกในการตัดสินใจ โดยตั้งคำถามในลักษณะ "ถ้า…..แล้ว…." จะช่วยให้มีทางเลือกที่จะตอบสนองต่อปัญหาได้อย่างหลากหลายทางเลือก
ส่วนประกอบของระบบ DSS
ส่วนจัดการข้อมูล (Data Management Subsystem) ประกอบด้วยฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล ส่วนสอบถามข้อมูล สารบัญข้อมูล ส่วนการดึงข้อมูล และข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ ระบบ DSS เชื่อมต่อการฐานข้อมูลขององค์การหรือคลังข้อมูล เพื่อดึงข้อมูลที่เกี่ยวกับการตัดสินใจมาใช้
ส่วนจัดการโมเดล (Model Management Subsystem) ประกอบด้วยฐานแบบจำลอง ระบบฐานแบบจำลอง ภาษาแบบจำลอง สารบัญแบบจำลอง และส่วนดำเนินการแบบจำลอง
ฐานแบบจำลอง จัดเก็บแบบจำลองที่มีความสามารถในการวิเคราะห์ มีระบบจัดการฐานแบบจำลอง เป็นซอฟต์แวร์ในการสร้าง และจัดการแบบจำลอง ระบบจัดการฐานแบบจำลองมีหน้าที่หลัก ดังนี้– สร้างแบบจำลองของระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้อย่างง่ายและรวดเร็ว
– สามารถจัดเก็บและจัดการแบบจำลองชนิดต่างๆ
– สามารถจัดกลุ่มและแสดงสารบัญของแบบจำลอง
– สามารถติดตามการใช้แบบจำลองและข้อมูล
– สามารถเชื่อมโยงแบบจำลองต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างเหมาะสมโดยผ่านทางฐานข้อมูล
ฐานแบบจำลอง จัดเก็บแบบจำลองที่มีความสามารถในการวิเคราะห์ มีระบบจัดการฐานแบบจำลอง เป็นซอฟต์แวร์ในการสร้าง และจัดการแบบจำลอง ระบบจัดการฐานแบบจำลองมีหน้าที่หลัก ดังนี้– สร้างแบบจำลองของระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้อย่างง่ายและรวดเร็ว
– สามารถจัดเก็บและจัดการแบบจำลองชนิดต่างๆ
– สามารถจัดกลุ่มและแสดงสารบัญของแบบจำลอง
– สามารถติดตามการใช้แบบจำลองและข้อมูล
– สามารถเชื่อมโยงแบบจำลองต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างเหมาะสมโดยผ่านทางฐานข้อมูล
การใช้แบบจำลอง หรือตัวช่วยแก้ปัญหาการตัดสินใจมีข้อดีที่ช่วยให้การศึกษาปัญหาต่าง ๆ ทำได้อย่างประหยัด ตัวแบบยังช่วยให้สามารถทดลองแก้ปัญหาโดยยังไม่ต้องทำกับสภาพเป็นจริง แบบจำลองเพื่อการตัดสินใจมีหลายประเภท DSS ถูกสร้างขึ้นมา ประกอบด้วยแบบจำลองที่แตกต่างกัน แบบจำลองมีตัวอย่าง ดังนี้
v แบบจำลองทางสถิติ ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบต่าง ๆ
v แบบจำลองเพื่อหาจุดเหมาะสมที่สุด เป็นการหาค่าเหมาะสมที่สุดของตัวแปรตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การหาผลตอบแทนที่สูงที่สุดโดยคำนึงถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุด
v แบบจำลองสถานการณ์ เป็นตัวแบบคณิตศาสตร์ที่ใช้การสร้างชุดสมการเพื่อแทนสภาพของระบบที่ทำการศึกษาแล้วทำการทดลองจากตัวแบบเพื่อศึกษาสิ่งที่จะเกิดกับระบบ
ส่วนจัดการโต้ตอบ (Dialogue Management Subsystem) เรียกว่า ส่วนการประสานผู้ใช้ ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับระบบ เพื่อให้ติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ใช้กับระบบเป็นไปด้วยความสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลนำเข้าและรูปแบบจำลองรวมอยู่ในการวิเคราะห์ได้ เช่น การใช้เมาส์ การใช้ระบบสัมผัสในการติดต่อกับระบบ
ส่วนจัดการองค์ความรู้ (Knowledge-based Management Subsystem) ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างหลายปัญหาที่มีความซับซ้อนมาก ต้องการความเชี่ยวชาญในการแก้ปัญหา DSS ขั้นสูงมีส่วนที่เรียกว่าการจัดการองค์ความรู้เพิ่มมาเป็นส่วนประกอบอื่นของระบบ DSS ให้ทำงานดีขึ้น ระบบ DSS มีส่วนจัดการองค์ความรู้ประกอบด้วย เรียกว่า
v ระบบสนับสนุนการตัดสินใจชาญฉลาด (Intelligence DSS)
v ระบบสนับสนุนการตัดสินใจและผู้เชี่ยวชาญอิงฐานความรู้ (DSS/ES)
v ระบบสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญ (Expert Support System)
v ระบบแอ็กทีฟ ดีเอสเอส (Active DSS)
v ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอิงฐานความรู้ (Knowledge-based DSS)
ประเภทของระบบ DSS
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้รูปแบบเป็นหลัก (Model-driven DSS) เป็นระบบที่ใช้การจำลองสถานการณ์ และรูปแบบการวิเคราะห์ต่าง ๆ เช่น โมเดลทางการบัญชี ซึ่งสามารถวิเคราะห์ระบบขึ้นอยู่กับเครื่องมือซอฟต์แวร์
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้ข้อมูลเป็นหลัก (Data-driven DSS) เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากแหล่งต่าง ๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์ เช่น ข้อมูลจากฐานข้อมูลองค์การ ซึ่งมีข้อมูลจำนวนมหาศาล ซึ่งอาจนำเอาระบบโอแลปมาใช้วิเคราะห์ข้อมูล
ลักษณะและความสามารถของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
1. สนับสนุนการตัดสินใจทั้งในสถานการณ์แบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง นำสารสนเทศจากระบบมาประกอบการตัดสินใจ
2. สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารได้หลายระดับ
3. สนับสนุนการตัดสินใจแบบเฉพาะบุคคลและแบบกลุ่มได้ เนื่องจากปัญหาแตกต่างกันต้องอาศัยการตัดสินใจจากหลายคนร่วมกัน
4. สนับสนุนการตัดสินปัญหาที่เกี่ยวพันซึ่งกัน และปัญหาแบบต่อเนื่อง
5. สนับสนุนทุกขั้นตอนของกระบวนการตัดสินใจ
6. สนับสนุนการตัดสินใจหลายรูปแบบ
7. สามารถปรับข้อมูลเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่าง ๆ มีความยืดหยุ่นสูง
8. สามารถใช้งานได้ง่าย
9. เพิ่มประสิทธิผลในการตัดสินใจ
10. ผู้ทำการตัดสินใจสามารถควบคุมทุกขั้นตอนในการตัดสินใจแก้ปัญหา
11. ผู้ใช้สามารถสร้างและปรับปรุงระบบ DSS ขนาดเล็กที่มีการทำงานงานแบบง่าย ๆ ได้ด้วยตนเอง
12. มีการใช้แบบจำลองต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์สถานการณ์การตัดสินใจ
13. สามารถเข้าถึงข้อมูลจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ
ความแตกต่างระหว่างระบบ DSS และระบบสารสนเทศอื่น
ระบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่จัดทำให้ฝ่ายบริหาร ผู้เชี่ยวชาญ และนักวิเคราะห์ขององค์การ เพื่อสนับสนุนและอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล และสารสนเทศสำหรับการวางแผนและตัดสินใจที่เกี่ยวกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ต่างจากระบบ TPS และระบบ MIS โดยระบบ TPS มีการจัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวัน ใช้ระบบที่สอดคล้องกับขั้นตอนการปฏิบัติการ สำหรับระบบ MIS ให้สารสนเทศควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงาน และสรุปผลการดำเนินงาน ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจปัญหาแบบโครงสร้างได้
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจส่วนบุคคล
เป็นระบบที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของแต่ละบุคคล เช่น ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการเลือกซื้อประกันรถยนต์โดยผู้ใช้สามารถเข้าไปในเว็บไซต์ของผู้ให้ประกัน และกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ระบบคำนวณเบี้ยประกันให้ตามที่ต้องการ
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม (Group Decision Support System: GDSS)
การตัดสินใจปัญหาบางส่วนในองค์กรอาจต้องอาศัยการตัดสินใจในรูปของคณะทำงาน เนื่องจากปัญหานั้นมีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย การให้บุคคลเดียวตัดสินใจแก้ปัญหาอาจไม่รอบคอบและถูกต้อง จึงอาศัยการทำงานและการตัดสินใจของกลุ่มบุคคล
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม GDSS เป็นระบบที่สนับสนุนการตัดสินใจประเภทหนึ่ง เป็นระบบแบบโต้ตอบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่มบุคคล ต้องอาศัยเทคโนโลยีด้านการสื่อสารเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของสมาชิกเข้าด้วยกัน เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็นภายในกลุ่มได้ เพราะสมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่เดียวกัน
ส่วนประกอบของ GDSS
- อุปกรณ์ ประกอบด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น การจัดห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์ไฟฟ้าต่าง ๆ อยู่ในลักษณะที่เกื้อหนุนการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม
- ชุดคำสั่ง (Software) เป็นชุดคำสั่งสำหรับกลุ่มที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล สร้างทางเลือก ประกอบด้วย แบบสอบถามอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือช่วยกำหนดนโยบาย รวมถึงซอฟต์แวร์เครือข่าย
- ฐานแบบจำลองของระบบ GDSS (Model Base) ประกอบด้วยแบบจำลองเช่นเดียวกับระบบ DSS ส่วนบุคคล เช่น แบบจำลองเชิงปริมาณ แบบจำลองทางการเงิน เป็นต้น
- บุคลากร (People) ประกอบด้วยสมาชิกในกลุ่มและผู้สนับสนุนด้านต่าง ๆ
- ช่วยเตรียมความพร้อมในการประชุม
- อำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารระหว่างสมาชิกกลุ่ม
- ส่งเสริมและสร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก
- จัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมในการประชุม
- ช่วยจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
- อำนวยความสะดวกในการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม
- ช่วยประหยัดเวลาในการประชุม สามารถลดจำนวนครั้งของการประชุมได้
แหล่งที่มา : https://pimpanp.wordpress.com
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น